Pourquoi devriez-vous utiliser des groupes

Les groupes sont conçus pour faciliter la gestion des destinataires des éléments partagés. Leur utilisation présente les avantages suivants :

• Les partages envoyés à des groupes sont automatiquement mis à jour en fonction des modifications apportées à leurs membres. Si les partages sont envoyés à des individus, chaque partage doit être modifié manuellement en fonction des modifications apportées à la liste des destinataires.
  
• Il est plus rapide de choisir manuellement des groupes comme destinataires, puis d'ajouter chaque destinataire individuellement.
  
• Si vous devez vérifier un partage et savoir qui a l’autorisation de le partager, vous n’avez pas besoin de parcourir de longues listes de destinataires.
  

Le groupe Tout le monde

Toutes les équipes disposent d'un groupe « Tout le monde » , créé automatiquement pour elles. Ce groupe regroupe tous les membres de votre compte. L'appartenance à ce groupe est gérée automatiquement par Password Boss .

Utilisez des noms significatifs pour les groupes

• Utilisez des noms de groupe qui décrivent le groupe afin que les autres membres de l'équipe puissent l'identifier. Les noms de groupe qui identifient le groupe, le projet ou le service permettent aux autres membres de l'équipe de comprendre facilement à quoi sert le groupe. Exemples : Marketing, Finance, Projet Alpha.
  
• Pensez à ajouter les autorisations au nom du groupe.
  
• Selon la structure de votre équipe, il peut être utile de créer des groupes qui attribueront des droits de lecture seule et d'autres des droits d'édition. Exemples : Marketing – Lecture seule, Marketing – Éditeur, Ventes – Lecture seule, Ventes – Éditeur, Admin – Lecture seule, Admin – Éditeur.
  

Évitez de dupliquer les groupes

Gardez votre liste de groupes concise et évitez de créer des groupes qui dupliquent les membres d'un groupe existant.

Comment créer des groupes

1. Connectez-vous au portail Password Boss en tant qu'administrateur de votre équipe.
   
2. Cliquez sur Utilisateurs et groupes dans le menu de gauche.
   
3. Faites défiler jusqu’à la section Groupes.
   
4. Cliquez sur + Créer un nouveau groupe.
   
5. Saisissez un nom de groupe et cliquez sur Enregistrer.
   

Comment ajouter ou supprimer des utilisateurs d'un groupe

1. Connectez-vous au portail Password Boss en tant qu'administrateur de votre équipe.
   
2. Cliquez sur Utilisateurs et groupes dans le menu de gauche.
   
3. Faites défiler jusqu’à la section Groupes.
   
4. Trouvez le groupe que vous souhaitez modifier.
   
5. Depuis le bouton bleu Actions Choisissez Modifier .
   
6. Ajoutez ou supprimez des utilisateurs du groupe . Vous pouvez également modifier le nom du groupe depuis cet écran.
   
7. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
   

Comment supprimer des groupes

1. Connectez-vous au portail Password Boss en tant qu'administrateur de votre équipe.
   
2. Cliquez sur Utilisateurs et groupes dans le menu de gauche.
   
3. Faites défiler jusqu’à la section Groupes.
   
4. Trouvez le groupe que vous souhaitez modifier.
   
5. Depuis le bouton bleu Actions Choisissez Supprimer .
   
6. Sur l’écran de confirmation, cliquez sur Supprimer le groupe.