Aan de slag met Password Boss

De beslissing om Password Boss in uw team op te nemen is een goed begin. We hebben hieronder een lijst met items samengesteld die uw team en uw bedrijf zullen helpen om het maximale uit uw beslissing om de controle over uw wachtwoorden te nemen, te halen.

Het is tijd voor een wachtwoordbeleid voor uw team.

Wanneer u Password Boss in uw bedrijf introduceert, is dit een goed moment om een wachtwoordbeleid voor uw team te formaliseren. De statistieken zijn verbluffend: 81% van de beveiligingsinbreuken werd veroorzaakt door zwakke of gestolen wachtwoorden. Password Boss geeft u de tools om te voorkomen dat u de volgende statistiek wordt.

Het is nu tijd om te stoppen met het gebruik van wachtwoorden in spreadsheets, chats, e-mails en overal waar uw gebruikers wachtwoorden opslaan. Met Password Boss heeft elke gebruiker nu een plek om al hun zakelijke wachtwoorden en persoonlijke wachtwoorden op te slaan, en een manier om wachtwoorden veilig te delen wanneer dat nodig is.

Wij zijn geen fan van lange, saaie beleidsregels die niemand leest, laat staan volgt. Wij zijn fan van eenvoudig te begrijpen en eenvoudig te implementeren stappen die gebruikers volgen en die helpen uw bedrijf te beschermen.

Dit is een startpunt voor uw wachtwoordbeleid (zorg ervoor dat u met de bevoegde personen binnen uw organisatie overlegt voordat u een nieuw beleid implementeert).

7-stappen wachtwoordbeleid

1. Elk wachtwoord – hoe onbelangrijk ook – wordt toegevoegd aan Password Boss
   
2. Als je je persoonlijke accounts opent vanaf je werkapparaat, voeg dan ook je persoonlijke wachtwoorden toe. Noch de interne IT-afdeling, noch Password Boss heeft toegang tot wat je opslaat in je persoonlijke profiel in Password Boss – het is van jou en het is privé. Mocht je ooit weggaan, dan kun je die wachtwoorden exporteren en meenemen.
   
3. Geen wachtwoorden meer voor chatgesprekken, e-mails en spreadsheets, vastgeplakt onder het toetsenbord of in de pennenlade.
   
4. Elk wachtwoord dat u gebruikt, moet anders zijn. U hoeft geen wachtwoorden meer te hergebruiken.
   
5. Zorg ervoor dat elk wachtwoord zo sterk mogelijk is voor elke site die u bezoekt.
   
6. Wanneer je een wachtwoord moet delen, deel het dan in Password Boss . Dit geldt ook voor het delen van wachtwoorden met mensen buiten je team. Als iemand met wie je een wachtwoord moet delen geen Password Boss gebruiker is, kan hij of zij een gratis account aanmaken zodat je het wachtwoord met hem of haar kunt delen.
   
7. De veiligheidsscore van uw wachtwoord is van belang: uw doel is 90 of hoger.

Laat uw gebruikers weten dat Password Boss eraan komt

Uw bedrijf profiteert het meest wanneer al uw gebruikers Password Boss gebruiken voor al hun wachtwoorden. Om dat te bereiken, moet u uw gebruikers aanmoedigen Password Boss te gebruiken en hen de middelen bieden die ze nodig hebben om succesvol te zijn met de app.

Voordat Password Boss uitrolt naar uw gebruikers, is het verstandig om hen hiervan op de hoogte te stellen. Een e-mail vóór de uitrol of een vermelding in een teamvergadering zijn goede manieren om dit aan te kondigen. Vermeld de doelen van de introductie van Password Boss in uw team, hoe uw nieuwe wachtwoordbeleid zal worden gebruikt en de tijdbesparende functies van Password Boss .

Wijs een deskundige op het gebied van de materie (SME) aan

Password Boss is een vrij intuïtieve app en de meeste gebruikers zullen waarschijnlijk niet veel training nodig hebben, afgezien van de video's en ondersteuningsartikelen die we aanbieden. Om ervoor te zorgen dat uw team Password Boss optimaal benut en gebruikers snel antwoord kunnen krijgen op hun vragen, raden we u aan iemand in uw team aan te wijzen als SME. De SME kan u ook helpen bij de implementatie van uw wachtwoordbeleid. Enkele zaken waarmee uw SME u kan helpen:

• Door naamgevingsconventies vast te stellen voor gedeelde wachtwoorden en mappen, wordt het voor ontvangers eenvoudiger om gedeelde wachtwoorden te vinden en te gebruiken.
  
• Het is niet ongebruikelijk dat gebruikers meer dan 500 wachtwoorden hebben. Door te helpen met tips over het organiseren van items met mappen en tags, worden uw gebruikers productiever.
  
• Lunch- en leersessies om gebruikers kennis te laten maken met Password Boss .

Gebruikersaccounts aanmaken

Het aanmaken van uw gebruikersaccounts is snel en duurt slechts enkele minuten. Elk gebruikersaccount is gebaseerd op zijn of haar e-mailadres en elke gebruiker zou e-mails moeten kunnen ontvangen op het adres dat bij zijn of haar account hoort. Gebruikersaccounts kunnen door een beheerder rechtstreeks in de portal voor uw account worden aangemaakt. Als u een Advanced-abonnement heeft, kunt u ook de Active Directory-connector gebruiken om uw gebruikersaccounts rechtstreeks vanuit Active Directory aan te maken.

Bij het aanmaken van gebruikersaccounts moet u de voornaam, achternaam en het e-mailadres van elke gebruiker opgeven. Als u

het portaal om uw accounts aan te maken. U kunt een account per keer aanmaken, of meerdere accounts tegelijk aanmaken door een CSV-bestand te verstrekken.

De persoon die uw zakelijke account aanmaakt, is automatisch beheerder van het zakelijke account. U kunt ook andere gebruikers als beheerder van uw account aanwijzen. Een beheerder heeft volledige toegang tot uw account op de portal.

Elke keer dat u een nieuwe gebruiker aanmaakt, ontvangt deze een e-mail met een tijdelijk wachtwoord voor zijn of haar account. De e-mail bevat ook een link om de app te downloaden voor pc, Mac, iOS en Android.

Groepen maken

Groepen in Password Boss worden gebruikt om wachtwoorden te delen. Groepen worden rechtstreeks in de portal aangemaakt of gesynchroniseerd vanuit Active Directory. Alle groepen in uw account zijn beschikbaar voor alle gebruikers binnen uw account. Groepen binnen uw account zijn niet beschikbaar voor andere accounts. Als een van uw partners bijvoorbeeld ook Password Boss heeft, kan hij of zij geen wachtwoorden delen met een van uw groepen. Hij of zij moet de wachtwoorden dan individueel met uw gebruikers delen.

Wanneer uw gebruikers shares aanmaken in de client-app, zien ze uw lijst met groepen gesorteerd bovenaan de lijst met ontvangers. Overweeg een speciaal teken in groepsnamen te gebruiken om het onderscheiden van groepsnamen voor uw gebruikers gemakkelijker te maken. Bijvoorbeeld: + Marketing in plaats van Marketing .

Beveiligingsbeleid instellen

Password Boss biedt een complete set beveiligingsbeleid die u kunt configureren op basis van de beveiligingsbehoeften van uw bedrijf. Het beleid wordt uitgebreid uitgelegd in onze supportartikelen en in de portal zelf.

Hier zijn enkele richtlijnen om het maximale uit het beveiligingsbeleid te halen

• Het kan verstandig zijn om de beveiligingsbeleidsregels in het begin langzaam in te schakelen.
  
• Wanneer u wijzigingen aanbrengt in het beveiligingsbeleid, zorg er dan voor dat u uw gebruikers hiervan vooraf op de hoogte stelt, zodat zij op de hoogte zijn van de wijzigingen.
  
• Als u beperkende beleidsregels inschakelt, zoals het uitschakelen van delen, voeg deze beperkingen dan toe aan uw interne beleidsregels en informeer de gebruikers vooraf. Zo krijgt uw team minder ondersteuningsvragen.
  
• Verschillende beleidsregels zijn ontworpen om goed samen te werken. Zo werken het forceren van alle teamitems in het teamprofiel en het beleid om alle teamitems te back-uppen uitstekend samen. Heeft u vragen over het beveiligingsbeleid? Neem dan gerust contact op met ons supportteam. We helpen u graag verder, zodat u het beveiligingsbeleid optimaal kunt benutten.
  
• Het geavanceerde beveiligingsbeleid ' Back -up maken van alle teamitems' is een krachtig beleid dat de beheerder van uw account toegang geeft tot alle items die zijn opgeslagen in het teamprofiel van elke gebruiker. Dit beleid maakt een decoderingssleutel aan wanneer het beleid wordt ingeschakeld. Raak deze sleutel niet kwijt. U hebt de sleutel nodig om toegang te krijgen tot de back-upbestanden van uw gebruikers. Password Boss slaat nergens een kopie van deze sleutel op. Zonder deze sleutel hebt u geen toegang tot de back-ups.

Installeer de app op de apparaten van de gebruiker.

Elke gebruiker moet de Password Boss -app installeren op elk apparaat dat hij of zij gebruikt om toegang te krijgen tot zijn of haar wachtwoorden. Wanneer nieuwe gebruikers aan uw account worden toegevoegd, ontvangt elke gebruiker een e-mail met een tijdelijk wachtwoord voor hun account en een downloadlink voor de Password Boss -app. Als uw gebruikers hun eigen software op hun apparaat installeren, bevat de welkomstmail de informatie die elke gebruiker nodig heeft om de app te installeren.

Als uw bedrijf software voor uw gebruikers installeert, wilt u de installatie van de app afstemmen op het daadwerkelijk aanmaken van het account. Zo voorkomt u verwarring en vermindert u het aantal vragen van gebruikers.

Uw gebruikers gebruiken Password Boss . Wat nu?

• Houd de verbeteringen in de beveiligingsscore van uw gebruikers in de gaten. Stel interne doelen die uw gebruikers moeten behalen. Een wachtwoordbeveiligingsscore van 90 of hoger wordt als uitstekend beschouwd.
  
• Neem de wachtwoordbeveiligingsscore van elke gebruiker mee in uw interne beoordelingsproces. Een hogere beveiligingsscore zorgt voor een veiliger bedrijf.
  
• Als u gebruikmaakt van een externe IT-provider, zorg er dan voor dat u kopieën hebt van elk wachtwoord voor uw account. Als uw IT-provider ook Password Boss gebruikt, kan hij of zij de wachtwoorden binnen Password Boss met u delen.
  
• Overweeg om minimaal tweefactorauthenticatie toe te voegen voor uw beheerdersaccounts, en indien mogelijk voor alle gebruikers.
  
• Een volledig controletraject van alle wijzigingen in uw account vindt u op het tabblad Rapporten van de portal. Controleer dit maandelijks als onderdeel van uw regelmatige beveiligingscontroles om ervoor te zorgen dat alles in uw account correct is.